Personuppgiftspolicy

Inledning och syfte

Syftet med denna policy är att säkerställa att arrangörsföreningen P18 IK (834001-3013), i fortsättningen benämnt ”föreningen”, vid sitt arrangemang Cup Gotland, i fortsättningen benämnt ”arrangemanget” hanterar personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen (General Data Protection Regulation – GDPR).  Policyn omfattar all behandling av personuppgifter och omfattar såväl strukturerad som ostrukturerad data.

Informationen vänder sig till dig som

  • är deltagare i cupen
  • är samarbetspartner eller sponsor
  • är funktionär
  • besöker vår webbplats eller våra plattformar i sociala medier samt använder våra appar
  • deltar i våra marknadsaktiviteter eller kundundersökningar
  • på annat sätt kommunicerar med oss, till exempel via vårt kansli.

Din integritet är viktig för oss. Vi är därför angelägna om att de personuppgifter som samlas in om dig lagras och hanteras på ett tryggt och säkert sätt, och i enlighet med dataskyddslagstiftningen.

Vi uppmuntrar dig att läsa igenom informationen noggrant. Om du har några frågor om hur dina personuppgifter hanteras är du välkommen att kontakta oss.

Organisation och ansvar

Styrelsen för P18 IK ansvarar för att behandlingen av personuppgifter vid arrangemanget följer denna policy.

Mats Englund är av styrelsen utsedd till ansvarig för att implementera och följa upp policyn vid arrangemanget, så att den efterlevs i den dagliga verksamheten och uppdateras vid behov.

Alla funktionärer vid arrangemanget ansvarar för att de agerar i enlighet med denna policy och det den vill säkerställa.

Tillämpning och revidering

Denna policy är tillämplig för arrangerande förenings styrelseledamöter och övriga personer med förtroendeuppdrag eller anställning inom föreningen, samt uppdragstagare som berörs av vår verksamhet.

Policyn ska fastställas av styrelsen minst en gång per år och uppdateras vid behov. Styrelsens utsedda ansvariga person håller i processen kring årlig uppdatering av policyn till följd av nya och förändrade regelverk.

Begrepp

Begrepp                                  Betydelse

Personuppgift                          En personuppgift är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet.

Registrerad                              Den som en personuppgift avser, det vill säga den fysiska person som direkt eller indirekt kan identifieras genom personuppgifterna i ett register.

Personuppgiftsbehandling        En åtgärd eller kombination av åtgärder beträffande personuppgifter – oberoende av om de utförs automatiserat eller ej – såsom insamling, registrering, organisering och strukturering.

Personuppgiftsbehandling

  • Varje personuppgiftsbehandling sker enligt följande principer:
    • Laglighet
    • Ändamålsbegränsning
    • Uppgiftsminimering
    • Korrekthet
    • Lagringsminimering
    • Integritet och konfidentialitet

 

  • All hantering av personuppgifter sker enligt rättslig grund: samtycke, avtal eller intresseavvägning.
  • Personuppgifter lagras i ett deltagarregister tills dess att arrangemanget avslutats.
  • Uppgifter av värde ur ett historiskt perspektiv lagras och arkiveras för framtiden, t ex resultattabeller, målskyttar och laguppställningar.
  • Då den registrerade begär att raderas ur arrangemangets deltagarregister ska detta ske utan onödigt dröjsmål.
  • Krav på att personuppgifter hanteras enligt Dataskyddsförordningen ska alltid säkerställas vid upphandling och utveckling av IT-lösningar och tjänster, och ska vara en del i kravspecifikationen och eventuella avtal.
  • Uppföljning och utvärdering av hantering av personuppgifter ska ske minst årligen.
  • Eventuella incidenter rörande personuppgifter som arrangemanget behandlar ska utan dröjsmål rapporteras till Mats Englund, som i sin tur ansvarar för att anmälan kommer in skyndsamt till Datainspektionen. Samt att i övrigt nödvändiga åtgärder ska vidtas med anledning av incidenten.

Vilka lämnar vi ut dina personuppgifter till

Arrangemanget kan komma att lämna ut dina personuppgifter till följande kategorier av mottagare:

  • Leverantörer (inom EU/EES) som hjälper arrangemanget med att tillhandahålla IT-tjänster för adminstration av tävling, logi och annat som ingår i arrangemanget.
  • Externa tjänsteleverantörer som hjälper arrangemanget med kommunikationslösningar som nyhetsbrev, deltagarundersökningar och vetenskaplig forskning.
  • Samarbetspartners eller sponsorer som kan erbjuda tjänster och erbjudanden.
  • Deltagarnas fotbollsdistrikt vid rapportering av brott mot spelregler eller tävlingsbestämmelser.
  • Andra mottagare när det följer av lagkrav, annan författning eller myndighetsbeslut.

Rättigheter för den enskilde

Som registrerad har du följande rättigheter:

  • Rätt till tillgång. Du kan begära ut vilka personuppgifter som finns lagrade om dig.
  • Rätt till rättelse. Du kan begära att dina personuppgifter rättas ifall uppgifterna är felaktiga eller ofullständiga.
  • Rätt till begränsning och rätt att göra invändningar. Du har rätt att begära en begränsning av användandet av personuppgifter samt att göra invändningar, till exempel att slippa direktmarknadsföring av föreningens verksamhet.
  • Rätt till radering. Du kan begära att alla personuppgifter om dig raderas.

Personuppgiftsbiträden

I de fall det är nödvändigt för arrangemanget att kunna erbjuda vissa tjänster delas personuppgifter med tredje part som är så kallade personuppgiftsbiträden. Ett personuppgiftsbiträde är ett företag eller organisation som behandlar informationen för arrangemangets räkning och enligt arrangemangets instruktioner. När personuppgifter delas med personuppgiftsbiträden sker det endast för ändamål som är förenliga med de ändamål för vilka arrangemanget har samlat in informationen, det vill säga att kunna uppfylla åtaganden enligt anmälan. Arrangemanget har skriftliga avtal med alla personuppgiftsbiträden genom vilka de garanterar säkerheten och sekretessen för personuppgifter.

Arrangemanget har personuppgiftsbiträden inom följande områden:

  • Cup administrativt system, Cupmate

Kontaktuppgifter

Arrangörsföreningen P18 IK (834001-3013), är ansvarig organisation för hanteringen av dina personuppgifter.

Om du vill ha ytterligare information om hur dina personuppgifter hanteras, kontakta oss genom en skriftlig egenhändigt undertecknad begäran som skickas till:

P18 IK
Visborgsallé 53
621 50 Visby

I brevet önskar vi att du uppger ditt namn, adress, e-postadress, telefonnummer samt personnummer i tillägg till ditt ärende. Bifoga även en kopia av din legitimation.